2010年,一場報銷方式的變革在中國遠(yuǎn)洋物流有限公司(以下簡稱“中遠(yuǎn)物流”)的辦公樓里華麗上演。
中遠(yuǎn)物流手工報銷的時代就此終結(jié)。隨之開啟的,不僅僅是高效、快捷的網(wǎng)上報銷時代,還有深負(fù)管理層厚望的全過程費用控制時代。
——登錄首頁,報銷員工可根據(jù)單據(jù)類型進行單據(jù)填寫,他們可以隨時查看之前申請單據(jù)的審核情況,還可以隨時掌握費用的可用額度,從而提前規(guī)劃費用使用;
——登錄首頁,各審批領(lǐng)導(dǎo)可查看所有待審批的項目,他們可以對其進行批量審批,并隨時掌握各項費用的額度和使用情況;
——登錄首頁,財務(wù)人員可看待處理的項目,并在批量進行處理后自動化導(dǎo)出憑證,還可以通過系統(tǒng)進行費用分析,隨時監(jiān)控各項費用的預(yù)警情況。
報銷者再不用忙于奔波在各辦公室間尋人簽字,審批人不用再遭受工作中屢次被報銷瑣事打斷之苦;財務(wù)人員終于可以迅速完成費用給付并入賬。報銷工作變得簡單、透明、直接而高效。
一切源于公司新上線的元年費用報銷系統(tǒng)。
緣起 在競爭日趨激烈的我國物流行業(yè),中遠(yuǎn)物流可算是其中的翹楚。這家由中國遠(yuǎn)洋控股股份有限公司、中遠(yuǎn)太平洋有限公司合資組建的現(xiàn)代物流企業(yè),不僅是我國最大的中外合資第三方物流企業(yè),還連續(xù)三次在“中國貨運業(yè)大獎”評選中,榮獲多項最佳獎。
不過,企業(yè)的快速發(fā)展帶來了日益尖銳的費用管控矛盾。
一方面,由于物流企業(yè)的經(jīng)營特點,企業(yè)員工經(jīng)常不在公司本部。而手工報銷審批流程的每個環(huán)節(jié),都需要找到對應(yīng)的審核人才能完成,只要那個人不在,報銷過程就會被中斷,這使得公司員工總是需要漫長的周期來等待費用
另一方面,由于尚未實施全面預(yù)算管理系統(tǒng),長期以來,中遠(yuǎn)物流僅依靠EXCEL編制的預(yù)算表格來控制年度費用支出,這帶來了兩個問題。第一,由于費用審批與核算獨立運作,而預(yù)算細(xì)度又大于核算,所以,預(yù)算支出的明細(xì)數(shù)額總是難以查詢,下一年度的預(yù)算編制從而失去了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)依據(jù);第二,公司費用審批流程并不規(guī)范,執(zhí)行不嚴(yán)格,超出預(yù)算的情況時有發(fā)生。 無法有效管控費用成為拖累公司利潤的一大隱患。于是,2010年,中遠(yuǎn)物流牽手北京元年軟件,打造公司全新的費用報銷系統(tǒng)。 “在員工進行費用報銷的時候,如果可以進行有計劃、有條件的預(yù)算控制,同樣可以有效幫助企業(yè)節(jié)省成本,降低資金風(fēng)險!北本┰贶浖究偨(jīng)理韓向東如是說。
體貼的E報銷平臺 “人性化、智能化、透明化、高效、可控”,談到這套全新的費用報銷系統(tǒng),中遠(yuǎn)物流財務(wù)部的一位主管連用了5個詞對其進行評價。 “系統(tǒng)嚴(yán)格根據(jù)預(yù)算對各項費用支出進行的控制,將業(yè)務(wù)活動的執(zhí)行做到事前控制,降低了財務(wù)風(fēng)險;進行了流程的優(yōu)化、建立了規(guī)范化的審批流程;實現(xiàn)了費用支出審批和憑證生成的自動化,降低了財務(wù)人員的工作量;增強了統(tǒng)計分析能力,使財務(wù)人員擺脫了繁瑣的統(tǒng)計工作,有利于下期預(yù)算編制。”他進一步解釋說。
系統(tǒng)設(shè)計和控制了不同的登錄顯示菜單,這使報銷的工作變得簡單直接,大大提高了報銷的效率。系統(tǒng)還設(shè)置了預(yù)警系統(tǒng)。以黃色、紅色和綠色三種顏色標(biāo)識了不同的預(yù)算使用狀況,對于即將達到預(yù)算額度、已超過預(yù)算額度和安全的額度狀態(tài)進行“有色”顯示,令預(yù)算的執(zhí)行情況一目了然,實現(xiàn)了對預(yù)算的全過程監(jiān)控,保證了預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。
“不需建立全面預(yù)算管理系統(tǒng),元年費用報銷系統(tǒng)已幫助我們實現(xiàn)了全過程的預(yù)算控制!鄙鲜鲋羞h(yuǎn)物流財務(wù)部主管如是說。
有思想的軟件 中遠(yuǎn)物流的一位管理人員坦言,之所以選擇元年費用報銷系統(tǒng),不僅是因為該系統(tǒng)的強大功能,還因為元年軟件強大的顧問團隊。
很多參與過信息化軟件實施過程的企業(yè)財務(wù)人員都知道,一套系統(tǒng)能否成功,不僅在于系統(tǒng)的功能,更在于實施系統(tǒng)的人。因為企業(yè)的情況千差萬別,軟件沒有思想無法捕捉差異,而人的加入,才可以賦予軟件思想。
以中遠(yuǎn)物流的費用報銷系統(tǒng)而言,元年軟件顧問團隊在實施過程中所做的最重要的兩件事,一是費用審批流程再造,二是費用分類控制。
擁有一套嚴(yán)密的費用審批流程,是有效進行費用控制的必要條件。
元年軟件的顧問團隊對中遠(yuǎn)物流的費用審批流程進行了重新梳理。從經(jīng)辦人填寫單據(jù)、部門領(lǐng)導(dǎo)審批、財務(wù)初審,到歸口部門審批、財務(wù)審批,再到出納付款、會計記賬,費用報銷程序更加科學(xué)嚴(yán)格。
財務(wù)初審環(huán)節(jié)主要是審查費用的合法性,即該筆費用有沒有超預(yù)算的情況。如果沒有超預(yù)算,則下一步就由歸口部門進行審批,再到財務(wù)正式審批環(huán)節(jié)。
在這一環(huán)節(jié),系統(tǒng)將費用按金額進行了分級,并分別規(guī)定了不同的審批人。對于1000元以下的費用,只要經(jīng)預(yù)算主管審批即可;對于1000元以上的費用,需經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批;而對于報銷額在5000元以上的事項,則需經(jīng)過總經(jīng)理審批。 在嚴(yán)格有序的審批流程之外,系統(tǒng)也考慮到了業(yè)務(wù)的靈活性。即使在財務(wù)初審環(huán)節(jié)就因為超預(yù)算而被中斷審批的事項,也可以走專門的例外審批通道。即假若該事項可以通過部門主管副總、總會計師和總經(jīng)理這“三支筆”認(rèn)可,就可以“起死回生”,重新獲得認(rèn)可。
圖1:中遠(yuǎn)物流標(biāo)準(zhǔn)審批流程
物流企業(yè)的費用構(gòu)成比較簡單。一般包括公共費用,如廣告費、辦公費等;招待費;差旅費;手機費、交通費;會議費、咨詢費等。
業(yè)務(wù)類型的不同使這些費用有了不同的管理特點。因此,元年軟件的顧問團隊將公司費用進行了分類,按照費用的業(yè)務(wù)類型,為不同類型的費用設(shè)置了不同的控制方法。
比如公司公共費用,如廣告費、辦公費等,就采用總額控制的方法;對于招待費,則采用明細(xì)控制;對于差旅費,由申請人填寫明細(xì)并按職級設(shè)置不同的控制標(biāo)準(zhǔn);對于交通費、手機費,則實行預(yù)算到人,控制到人;而對于會議費、咨詢費,則是按發(fā)生的具體項目進行控制。
費用的有序分類,令管理的效率和效果都獲得了極大提升,中遠(yuǎn)物流的費用控制從而更加游刃有余。